Если спросить даже непрофессионалов о самом популярном PR-материале, то большинство из них ответит, что это пресс-релиз. Несомненно, так оно и есть – это один из тех фундаментальных «китов», на котором держится любая PR-акция. Однако если компания довольствуется только пресс-релизом и машет им, как знаменем, на всех мероприятиях, то рано или поздно интерес к ней пропадет. О том, какие еще материалы должны составлять пресс-кит и присутствовать в арсенале каждого пиарщика, рассказывает Кристина Алиева – директор по развитию InPresso.ru.
• Бэкграундер, или кто мы?
Это информационное письмо, содержащее основные сведения о компании. Оно должно
прилагаться к общим материалам, особенно на масштабных пресс-конференциях или на выездных мероприятиях в другой стране, где важно представить организацию. В зависимости от сферы ее деятельности и продолжительности работы бэкграундер может содержать краткую историю создания и этапы развития. Не нужно увлекаться повествовательностью – просто коротко и по пунктам изложите все факты.
Желательно обновлять бэкграундеры по мере появления новых продуктов или услуг и всегда следить за их актуальностью. Информационное письмо, содержащее последние сведения двухгодичной давности, не вызовет особого доверия и интереса. Судя по моему опыту, в нашей стране бэкграундеры есть только у крупных фирм, но подобная «визитная карточка» необходима всем.
• Факт-лист, или лучше один раз увидеть
Это отдельный документ, поясняющий пресс-релиз и составляемый для донесения
специфической информации (технической, финансовой). Здесь также должно быть
минимальное количество «лирических отступлений»: лучше все представить в виде наглядных таблиц, графиков и иллюстраций. Факт-лист может содержать не только технические параметры новых продуктов, но и, к примеру, результаты их тестирования.
Как правило, такие документы используются производственными предприятиями и
исследовательскими компаниями, статистическими центрами и различными агентствами. Однако если ваша фирма выпустила инновационный продукт, который (на ваш взгляд!) очень выгодно отличается от аналогов, то для начала продемонстрируйте это с помощью факт-листа.
• Биографическая справка, или кто на новенького?
Такая справка является вспомогательным документом, позволяющим представить сведения о конкретном человеке и его роли в компании. Это потребуется для пресс-конференций, так как информация, которую доносит уже знакомое по биографической справке лицо, воспринимается с большим интересом. Нередко можно видеть, как журналисты откровенно скучают во время выступления спикеров, о которых известны только личные данные и должность.
Кроме этого, справка пригодится на случай кадровых перестановок в компании. Если вы выпускаете пресс-релиз о назначении топ-менеджера, который пришел на смену бывшему руководителю отдела, то поместите в документ информацию как о новом, так и о бывшем сотруднике. Представители СМИ очень любят, когда им все подносят на «блюдечке» и не нужно искать информацию самостоятельно.
• Q&A, или вы это уже спрашивали
Данный документ – это специальный лист, который содержит часто задаваемые вопросы и ответы представителей фирмы о новых продуктах или технологиях. Q&A позволяет сэкономить время на разъяснения одних и тех же вещей во время пресс-конференции или общения с журналистами. В большинстве случаев такого документа бывает достаточно, чтобы дать общее представление и прояснить детали неканцелярским языком.
• Пресс-кит, или хорошего «плавания»!
При подготовке к конкретному мероприятию каждая компания должна собрать все
сопроводительные документы (пресс-релиз, факт-лист, список участников пресс-конференции с биографическими справками). Все это и составляет пресс-кит – папку с полным пакетом PR-документов. В зависимости от тематики и специфики мероприятия можно дополнить ее финансовым отчетом, Q&A и др.
Совсем необязательно распечатывать все документы – тем более, если намечается большая пресс-конференция. Сегодня стало нормой отправлять пресс-кит по почте (или давать ссылку на скачивание). Это не только экономит время и расходные материалы, но и позволяет проинформировать журналистов, которые не могут присутствовать на вашем мероприятии.
Источник: Краткий справочник по форматам PR¬-материалов для СМИ
